Consejos para optimizar los cobros de tu empresa

Contar con una buena política de cobros puede ser crucial para evitar impagos. El diario cincodias.com recoge una serie de consejos a tener en cuenta a la hora de establecer las condiciones del sistema de cobros de una empresa. 

 

En primer lugar, es indispensable incluir en el contrato las condiciones de venta a crédito, precisando las consecuencias de presentar algún retraso en el pago. 

 

También es importante establecer un límite de riesgo para cada uno de los clientes de la empresa. La clave para definir estos topes de crédito es contar con la mayor información posible para tomar decisiones, tanto en lo referente a la capacidad de crédito de la empresa como la solvencia del comprador.

Es necesario documentar cada venta para dejar constancia de la misma con, al menos, una orden de pedido, un albarán y la factura.

Fijar medidas especiales para los casos de retraso en el pago de las facturas, como por ejemplo, cobro de intereses, de demora o costes administrativos de recuperación. Para las operaciones comerciales, específicamente entre empresas, el cobro de los intereses de demora y los costes de recuperación son los que recoge la Ley contra la Morosidad (Ley 3/2004, de 29 de diciembre).

Desde CincoDías, también señalan la conveniencia de contar con el apoyo de empresas especializadas en servicios de gestión de impagos, como Directcobro, para externalizar una o varias fases de la gestión de deudas en caso de que sea necesario.

En caso de que se produzcan irregularidades en el pago de facturas, es aconsejable no efectuar nuevas ventas a crédito a estos clientes, aunque se pueden hacer excepciones atendiendo al tipo de cliente y la cuantía de la deuda.

Finalmente, en cualquier proceso de gestión de crédito, es importante asegurar que todos los trabajadores de la empresa conocen la política de cobros y la respetan, especialmente los comerciales.

Cómo gestiona Directcobro el recobro de deudas

En Directcobro somos precursores en el recobro con amplia cobertura, ya que ofrecemos servicios de reclamación judicial y extrajudicial, así como de investigación y embargo de patrimonio de deudores nacionales y de la Unión Europea. 

Cuando se produce un impago, se inicia un proceso extrajudicial para la recuperación de la deuda. Una vez que el cliente da de alta el expediente a través de nuestra web, nuestros asesores se ponen en contacto con el deudor por escrito, dándole un plazo de diez días para satisfacer la deuda y facilitándole el número de cuenta donde ha de efectuar el pago.

Si el deudor salda la deuda, se archiva el expediente. En caso contrario, se puede iniciar un proceso judicial para reclamar la deuda ante los tribunales. Nuestro equipo de abogados redacta la demanda y la remite al cliente por correo electrónico, indicándole de forma detallada los pasos a seguir para su interposición. 

En el caso de que el deudor siga sin pagar ni oponerse, el cliente puede pedir la ejecución de la demanda. En todo momento, un experto equipo de abogados asesora y atiende las peticiones de nuestros clientes, toda la información que necesitan. 

Para garantizar la total tranquilidad de nuestros clientes, ofrecemos nuestros servicios bajo unas cuotas fijas mensuales, evitando gastos imprevistos. El importe de estas mensualidades dependerá del servicio contratado, pudiendo elegir entre diferentes paquetes de servicios, dependiendo de las necesidades. 

Puede obtener más información sobre los servicios de Directcobro y cómo ampliarlos en nuestra web.  

Los impagos destruyeron 300.000 empresas en 2011

En 2011 hubieron en toda España 6.755 concurso de acreedores (antigua suspensión de pagos), que han aumentado en un 13,3 %, en comparación con 2010. Esta cifra supone un nuevo récord desde que entró en vigor la Ley Concursal en 2004 y refleja un empeoramiento de la crisis.

Por comunidades autónomas, Cataluña fue la que registró el mayor número de deudores concursados, 1.507; seguida de la Comunidad Valenciana, con 995; Madrid, con 849, y Andalucía, con 784. De este modo, estas cuatro autonomías concentraron el 61,2 % del total. Por el contrario, las comunidades que tuvieron menos concursos en 2011 fueron La Rioja, con 42, y Cantabria, con 60.

Según la Estadística del Procedimiento Concursal publicada por el Instituto Nacional de Estadística (INE), una de cada tres empresas que se declararon en concurso en 2011 se dedicaba a la construcción y promoción inmobiliaria, un sector que ha pasado de ser el principal motor de la economía española a uno de sus mayores lastres.
 

Durante 2011 se han destruido unas 300.000 empresas y las insolvencias registradas han causado pérdidas por importe de 35.000 millones. La cifra de empresas insolventes se incrementó el 16,7 % en 2011, y alcanzó las 5.821, en tanto que el número de personas físicas que se declararon en concurso disminuyó el 3,9 %, hasta las 934.

En cuanto a los autónomos, las personas físicas con actividad empresarial, los procedimientos concursales se redujeron el 11,1%, hasta 233, lo que, para estos profesionales, refleja su empeño en defender tanto los puestos de trabajo de sus asalariados como en responder de las deudas contraídas con terceros. Para la secretaria general de la Unión de Asociaciones de Trabajadores Autónomos y Emprendedores (UATAE), María José Landaburu, no es que estos profesionales hayan dejado de cerrar sus negocios, sino que lo hacen "sin deudas con sus acreedores", como evidencia este recorte en los concursos de autónomos.

Respecto a los datos anuales según el tipo de concurso, 6.472 fueron voluntarios, un 14,5 % más que el año anterior, y otros 283 fueron necesarios, el 9,3 % menos que en 2010. Según la clase de procedimiento, los abreviados crecieron el 17,4%, mientras que los ordinarios se redujeron el 24%.

Por tipos de empresas, el número de personas físicas con actividad empresarial se redujo el 11,1 %, como ya hemos dicho, mientras que el de sociedades de responsabilidad limitada creció el 18,2% y el de sociedades anónimas lo hizo el 14,1 %.

Las empresas españolas, a la cabeza del recobro interno y jurídico

Un informe reciente revela que las empresas españolas, hacen un uso intensivo del recobro llevado a cabo, tanto por departamentos internos, como por profesionales especializados en el recobro legal. 

 
El informe, llevado a cabo sobre una muestra de 27 mercados, concreta que el uso del recobro legal es especialmente notable en mercados europeos como Eslovaquia (76%) o la República Checa (74%). En este sentido, España se encuentra por encima de otros mercados de su entorno en el uso del recobro legal externo, gestionado por parte de las empresas para reforzar su eficacia ante los impagados, ya que el 49% de las empresas españolas hacen uso de estos servicios.

 
Más notable es el recobro interno, teniendo en cuenta que el 85% de las empresas españolas cuenta con departamentos propios dedicados exclusivamente a recuperar los créditos impagados. Estos datos sitúan a nuestras empresas a la cabeza del mundo en el desarrollo del recobro interno, a pesar de que el recobro está más extendido entre las empresas de Norteamérica y Asia Pacífico que en Europa. 

 
Frente a este dato, las empresas españolas se sitúan a la cola de Europa en la contratación de externas agencias especializadas en el recobro telefónico, a la hora de recuperar sus impagados, ya que sólo el 23%, una de cada cuatro, ha contratado estos servicios en los últimos 12 meses. Se trata de uno de los porcentajes más bajos de Europa, aunque lejos del mínimo del 6% que marca Grecia.

 
Por último, sólo el 1% de las empresas españolas utiliza como estrategia la venta de sus deudas impagadas, en contraste con el 35% de las empresas de Francia que hacen uso de esta práctica. 

En este sentido, y dada la actual situación, la profesionalidad y la experiencia de empresas como Directcobro, son más necesarias que nunca para garantizar la eficacia del recobro, y más en un mercado como el español.

Consejos para la recuperación extrajudicial de impagados

 A la hora de tratar con morosos, hay que tener en cuenta que no todos son iguales y, por tanto, a la hora de gestionar el recobro, habrá que poner en práctica acciones diferentes, según a quién vayan dirigidas y según el importe de la deuda.

Las acciones básicas para reclamar una deuda extrajudicialmente son: envío de cartas, llamadas telefónicas y la visita personal. Vemosa las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas.

Enviar una carta recordando el impago supone un escaso coste económico y de tiempo, aunque las probabilidades de recuperar la deuda es muy escasa.

La llamada telefónica supone más tiempo y dinero. Más tiempo porque para hacer una llamada de este tipo, hay que preparar toda la documentación -albaranes, facturas, pedidos, histórico del cliente, etc.-, además de un argumentario para rebatir todas las posibles objeciones del moroso. También hay que tener en cuenta que el coste de las llamadas puede ser elevado, dependiendo del tiempo que estemos negociando. Además, normalmente necesitaremos más de una llamada para conseguir recuperar el impago.

Por último, la visita personal a las oficinas del deudor, es la más cara de las tres opciones, puesto que hay que desplazar a un empleado hasta las oficinas del moroso. También es importante tener en cuenta el tiempo que el gestor de recobro dedicará a las gestiones.

Es evidente que no resulta rentable desplazarse 500 kilómetros para reclamar una deuda de 1.000 euros. Igualmente, no podemos tratar de la misma manera a un cliente que es la primera vez que nos deja de pagar una factura, que uno que lo hace de forma sistemática. Con el primero, podemos tener un poco más de flexibilidad, ya que puede tener un problema puntual de tesorería. En este caso, una carta amistosa o una llamada para ver qué ha pasado, pueden ser más que suficiente. Sin embargo, con el reincidente habrá que establecer unos procedimientos más estrictos y a ser posible, antes de que llegue el vencimiento, sería conveniente recordarle el pago. Si se produce el impago, una carta formal o una llamada seria recalcando la reiteración de los impagos.

En cuanto al tamaño de la deuda, cuanto más grande sea el impago, menos probabilidades habrá de recuperarlo. Aunque también habrá que tener en cuenta el tamaño de la empresa morosa. Las deudas importantes deben intentar de recobrarse en persona, a través de una visita personal podemos presionar más y conocer los posibles problemas de liquidez.

En cualquier caso, la ayuda de profesionales, como Directcobro, puede ser mucho más efectiva y evitarle numerosas preocupaciones.

La morosidad empresarial subió dos puntos porcentuales en 2011, situándose en el 7,1%

El número de impagos a proveedores ha sufrido un considerable aumento durante el último año en España. El porcentaje de impagos con respecto al total de la facturación –ratio de morosidad empresarial- pasó del 5,1% de 2010, al 7,1% durante el pasado año.

Estos datos triplican el 2,6% de la media europea y colocan a nuestro país en el tercer lugar de la clasificación de morosidad europea, sólo por detrás de Grecia e Italia.

El plazo medio de pago a proveedores en el sector privado fue de 98 días durante 2011, cinco días más que durante el año anterior. La Ley de Morosidad, en vigor desde julio de 2010, establece un calendario progresivo de reducción en los plazos de pago hasta el 1 de enero de 2013, fijado en 85 días para 2011, 75 días en 2012 y, finalmente, estableciendo el tope de 50 días a partir de 2013. 

Por su parte, el plazo medio de pago de las administraciones públicas a sus proveedores se cifró en 162 días durante 2011, cinco días por encima del plazo de 2010 y ocho días por encima de los 154 días de 2009. Un periodo que está muy por encima del plazo legal de 40 días, que la Ley de Morosidad fijó para el presente año.

La gestión del circulante y la transparencia, elementos clave para la supervivencia

Uno de los  principales problemas a los que se enfrenta la empresa española es el acceso a la financiación bancaria. El Boletín Estadístico del Banco de España del mes de diciembre confirma que el crédito nuevo concedido a las empresas fue 46.700 millones de euros, lo que supone un 26% menos que en el mismo periodo de 2010.

Esta sequía en las fuentes de financiación, junto con la creciente dificultad para mantener los volúmenes de facturación de otros años y unos plazos de cobro más largos que en cualquier otro país de la UE, hacen de la gestión del circulante un elemento clave para su supervivencia como empresas.

La aplicación de medidas preventivas que nos permitan minimizar el riesgo de impago y mejorar el circulante no deben centrarse únicamente en los clientes activos. Debemos empezar antes de la entrada de un cliente, involucrando a las áreas de marketing para que nuestras campañas de prospección se basen en una segmentación inteligente, y centrarnos exclusivamente en aquellos clientes que nos interese captar tanto desde un punto de vista comercial como financiero. De hecho, la utilización de herramientas que nos permitan anticipar el comportamiento en pagos de estos potenciales clientes puede ayudarnos a optimizar esfuerzos, costes y mejorar notablemente el resultado de las acciones de marketing.

Otro punto crítico es el de entrada de clientes, donde debemos definir una política de admisión que nos ayude a tomar una decisión correcta con rapidez: una correcta utilización de información interna (un elemento que habitualmente no se gestiona adecuadamente) y externa (información comercial), unas condiciones contractuales y unos plazos de pago claramente recogidos en la documentación entregada al cliente establecidas, son medidas preventivas básicas que a menudo no se aplican.

En este sentido, también es aconsejable realizar un mapa de riesgo de nuestra cartera de clientes que nos permita centrar nuestros esfuerzos en aquellos clientes con mayor riesgo de incumplimiento en sus compromisos de pago. Una vez establecida la relación contractual con el cliente, debemos asegurarnos que disponemos un sistema de seguimiento que nos permita anticipar posibles impagos y darnos margen de maniobra para minimizar su impacto en nuestra empresa.