Documentación que refuerza la posición del acreedor

La documentación más adecuada para reclamar judicial o extrajudicialmente un impagado es la que acredita los siguientes hechos:

• Que existe una relación contractual sinalagmática entre el proveedor y el cliente
• Que ha existido una operación comercial legítima por encargo del deudor que ha aceptado la oferta del proveedor
• Que dicha operación ha sido realizada según la orden de compra y le ha dado plena satisfacción al deudor
  Que se ha producido una deuda pecuniaria, cierta, determinada, vencida, exigible y líquida

La ley dice que, una vez que el acreedor ha demostrado la existencia de una deuda, corresponde al demandado la prueba de los hechos que sean suficientes para impedir, extinguir o quitar fuerza a la reclamación de la deuda (por ejemplo alegar prescripción extintiva). Estos hechos demuestran la necesidad de tener la correcta documentación que permita acreditar la deuda, no sólo si hay que pleitear ante los tribunales sino también si se va a reclamar el impagado en gestión “amistosa”.

La documentación para reclamar una deuda

Por consiguiente la mejor garantía para reclamar un impagado de una operación comercial es a través de una adecuada documentación, lo que blindará jurídicamente el derecho de cobro del acreedor, evitando excusas y pérdidas de tiempo. La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial es la que puede acreditar el encargo realizado por parte del cliente de un bien (o servicio) al proveedor,  que pueda probar su entrega al comprador y el precio a pagar.

Por tanto la documentación más adecuada para reclamar judicial o extrajudicialmente un impagado es:

• Un documento que acredite el acuerdo de voluntades entre las partes indicando los derechos y obligaciones que ambas han consentido recíprocamente en obligarse 
• Otro que acredite la aceptación de la oferta del comprador o, en su defecto, el encargo realizado por parte del cliente de un bien o servicio al proveedor (conformidad del cliente, orden de compra, pedido, presupuesto firmado)  
• Un documento que pruebe la entrega o prestación por parte del proveedor a satisfacción del cliente del producto o servicio solicitados (albarán de entrega, parte de servicio, certificado de obra)  
• Un documento que determine el precio que debe pagar el cliente y el plazo (factura)

De modo que los cuatro documentos mercantiles que demuestran plenamente el derecho de cobro del acreedor son:

·   El contrato

·   El pedido

·   El albarán

·   La factura

Cuando el acreedor se encuentre en posesión de estos 4 documentos, verá totalmente blindado su derecho de cobro, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

No obstante, si dispone de un pedido, un albarán y una factura (bien cumplimentados y firmados por el cliente), el acreedor podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda. De estos tres documentos el que tiene mayor importancia probatoria es el albarán; si falta este documento el deudor de mala fe puede eludir el pago.

Asimismo, en las operaciones comerciales existen otros documentos básicos para demostrar la existencia de una relación mercantil y de una deuda. Los más habituales son:

·   Las condiciones generales de venta

·   El presupuesto

·   La factura pro-forma

·   Los documentos cambiarios de pago

Consecuentemente en las relaciones comerciales se han de utilizar esta serie de documentos que tienen una gran importancia para demostrar la existencia de una operación comercial y, por lo tanto, de un contrato. Por medio de estos documentos el acreedor podrá exigir el pago y, en caso de incumplimiento, podrá acudir a los tribunales para reclamar judicialmente el cumplimiento de la obligación. No obstante, en muchas empresas estos documentos no son empleados de la manera adecuada o no se les otorga la importancia que realmente tienen, por lo que, en caso de reclamación de un impagado, el acreedor no podrá acreditar su derecho de cobro por carecer de la suficiente documentación o carecer ésta de defectos que la hacen inadecuada.

Los impagos en España aumentarán en los próximos meses

Los directivos de las instituciones financieras y bancarias españolas creen que la mayoría de los ciudadanos "faltará a los pagos en sus obligaciones financieras en los próximos meses". Así se desprende de un estudio llevado a cabo por la Asociación Europea de Marketing Financiero (EFMA) y la empresa tecnológica FICO, durante los meses de agosto y septiembre entre profesionales relacionados con riesgos financieros en instituciones europeas. 

Según se pone de manifiesto en dicho informe, los expertos encuestados en España no creen que los delitos financieros vayan a reducirse en ningún producto (descubiertos, impagos de las pymes, impagos en tarjetas de crédito o retrasos de más de tres meses en el pago de las hipotecas). 

En el caso concreto de las pequeñas empresas, un 87 % de los encuestados cree que aumentarán los delitos financieros o los impagos, en tanto que un 88 % creen que la situación de los retrasos de pagos de hipotecas se deteriorará. Estas afirmaciones se contraponen con las ofrecidas por los expertos consultados en Alemania, Austria y Suiza, que prevén que todos los delitos financieros se reducirán en su país en los próximos meses. 

También se espera una reducción en la oferta y en la demanda de créditos en los próximos meses, tanto en el segmento del consumidor como en el de las pymes. En este sentido, el 100 % de los expertos consultados cree que los ciudadanos serán más propensos al ahorro que a la demanda de créditos en los próximos meses. 

Por otro lado, el 50 % de los encuestados españoles asegura que sus clientes no confían en las instituciones bancarias. A nivel mundial, el 71 % de los encuestados cree que los clientes son más fieles al banco en el que tienen depositada su cuenta corriente, mientras que el 76 % dice que los clientes basan dicha lealtad en el servicio. 

Por último, los directores de riesgos españoles y portugueses consideran que sus políticas de crédito son las correctas, ya que se basan en la capacidad de endeudamiento del consumidor. La totalidad de los encuestados afirma haber adaptado las políticas de crédito en los últimos tres años y ser más disciplinado en la consideración de las reglas de concesión de estos productos. Sin embargo, el 25 % asegura que su institución no es capaz de modificar las políticas de crédito de forma eficiente. 

Fuente: expansion.com

Consejos prácticos para evitar los impagos empresariales

Primer principio: los impagos no son una fatalidad. Si la empresa adopta una serie de precauciones básicas antes de conceder créditos a sus clientes, si adopta una serie de medidas preventivas, que a continuación exponemos, si gestiona correctamente sus cuentas por cobrar y si reacciona rápidamente en caso de problemas, puede minimizar los incobrables.

Un principio fundamental: no hay que forzar nunca las ventas. Muchas empresas se quejan de que tienen muchos impagados pero no detectan cuál es una de las causas más frecuentes de la morosidad: la política comercial de la propia empresa. Una máxima en las ventas a crédito es: "A mayor presión por vender, más impagos".

No fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que ofrezca un posible comprador, es aconsejable investigar que hay detrás de la fachada de este futuro cliente, a veces con un poco de esfuerzo de investigación se descubre la cara oculta de las empresas.

Extremar las precauciones con las empresas recién constituidas. Las estadísticas nos revelan que la mitad de las empresas creadas en España desaparece en los primeros cuatro años de vida.

Pedir un informe jurídico sobre el cliente. Una buena medida para aumentar la seguridad de las operaciones es el conocimiento jurídico del cliente. Esto se consigue comprobando todos sus datos, ya que hay morosos que, para defraudar a sus acreedores, utilizan empresas no constituidas legalmente o que no están inscritas en el registro mercantil.

Pedir informes comerciales investigados y actualizados para todo nuevo cliente. Antes de vender a crédito se recomienda pedir informes de la solvencia, liquidez, arraigo, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente: una buena información comercial puede evitar muchos morosos. En caso de no estar seguros de la solvencia de un nuevo cliente, es recomendable solicitar un informe investigado y actualizado, que no es costoso teniendo en cuenta el dinero que puede ahorrar a las empresas.

Comprobar que la dimensión de la empresa del cliente es adecuada al nivel de riesgo asumido. Se comprueba que el comprador tiene recursos propios suficientes para endeudarse en una operación con pago aplazado. Por ejemplo, un proveedor que vende 30.000 euros a crédito a una microempresa con un capital social de 3.000 euros, asume un riesgo considerable ya que
existe una desproporción entre el importe de la transacción comercial y los fondos propios del cliente.

Establecer una política de créditos y un manual de procedimientos. Es recomendable redactar una política de créditos y cobros coherente con la situación y un decálogo de procedimientos que contenga las normas de actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro, y mentalizar a todos los empleados de ventas y de administración de clientes para que sigan al pie de la letra el manual de procedimientos.

Otorgar a cada cliente un límite de riesgo. Establecer un límite de riesgo para cada cliente, esto es, la cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.

Pedir referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre los hábitos de pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar proveedores que llevan tiempo trabajando con el cliente y que no sean competidores directos.

Hacer firmar a todos los clientes un buen contrato. El contrato es la pieza clave del éxito de las operaciones; si reúne los requisitos legalmente exigidos, el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin posibilidad de eludirlo o dar marcha atrás a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas. Desde un punto de vista preventivo, el contrato es el documento que permite garantizar y proteger jurídicamente los intereses del acreedor.

Aceptación de las condiciones generales de venta. Una forma de proteger los intereses del proveedor sin necesidad de firmar un contrato con cada cliente es establecer unas condiciones generales de venta. Las condiciones generales de venta son las normas para la venta que el proveedor ha fijado y que aplica a todos los clientes. Estas condiciones se pueden incluir en el dorso de la hoja de pedido o de la propuesta de pedido.

La necesidad de documentar las operaciones comerciales. En la práctica del día a día las empresas suelen admitir pedidos telefónicos o verbales de sus compradores, y no exigen la firma y sellado de los albaranes (o de las facturas) por una persona responsable con el fin de agilizar los trámites y no retrasar el tráfico mercantil con formalidades administrativas. La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial consiste en tres documentos: un pedido, un albarán y una factura. Con la posesión de estos tres
documentos mercantiles, el acreedor verá totalmente blindado su derecho de cobro y podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

Evitar los fallos en el momento de la venta; ser irreprochable. Las empresas que venden productos o servicios deben tener como objetivo el tener “cero” fallos en su actuación y ofrecer un servicio de calidad a los clientes. La empresa proveedora debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo en cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo de entrega, precio, facturación, etc.

La gestión pro-activa en el cobro. La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.

Establecer un sistema activo de cobro. En lugar de dejar que el cliente efectúe los pagos de las facturas al vencimiento por medio de transferencia bancaria, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta mediante la norma bancaria del cuaderno 58, la del cuaderno 19 o la del cuaderno 32.

El control de saldos vencidos. El departamento de créditos debe utilizar unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos que controlan los saldos de clientes, con el fin de detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.

El control de efectos y recibos impagados. Con periodicidad semanal, el servicio de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados –efectos que no han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente– y realizará las acciones de cobro pertinentes.