Documentación que refuerza la posición del acreedor

La documentación más adecuada para reclamar judicial o extrajudicialmente un impagado es la que acredita los siguientes hechos:

• Que existe una relación contractual sinalagmática entre el proveedor y el cliente
• Que ha existido una operación comercial legítima por encargo del deudor que ha aceptado la oferta del proveedor
• Que dicha operación ha sido realizada según la orden de compra y le ha dado plena satisfacción al deudor
  Que se ha producido una deuda pecuniaria, cierta, determinada, vencida, exigible y líquida

La ley dice que, una vez que el acreedor ha demostrado la existencia de una deuda, corresponde al demandado la prueba de los hechos que sean suficientes para impedir, extinguir o quitar fuerza a la reclamación de la deuda (por ejemplo alegar prescripción extintiva). Estos hechos demuestran la necesidad de tener la correcta documentación que permita acreditar la deuda, no sólo si hay que pleitear ante los tribunales sino también si se va a reclamar el impagado en gestión “amistosa”.

La documentación para reclamar una deuda

Por consiguiente la mejor garantía para reclamar un impagado de una operación comercial es a través de una adecuada documentación, lo que blindará jurídicamente el derecho de cobro del acreedor, evitando excusas y pérdidas de tiempo. La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial es la que puede acreditar el encargo realizado por parte del cliente de un bien (o servicio) al proveedor,  que pueda probar su entrega al comprador y el precio a pagar.

Por tanto la documentación más adecuada para reclamar judicial o extrajudicialmente un impagado es:

• Un documento que acredite el acuerdo de voluntades entre las partes indicando los derechos y obligaciones que ambas han consentido recíprocamente en obligarse 
• Otro que acredite la aceptación de la oferta del comprador o, en su defecto, el encargo realizado por parte del cliente de un bien o servicio al proveedor (conformidad del cliente, orden de compra, pedido, presupuesto firmado)  
• Un documento que pruebe la entrega o prestación por parte del proveedor a satisfacción del cliente del producto o servicio solicitados (albarán de entrega, parte de servicio, certificado de obra)  
• Un documento que determine el precio que debe pagar el cliente y el plazo (factura)

De modo que los cuatro documentos mercantiles que demuestran plenamente el derecho de cobro del acreedor son:

·   El contrato

·   El pedido

·   El albarán

·   La factura

Cuando el acreedor se encuentre en posesión de estos 4 documentos, verá totalmente blindado su derecho de cobro, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

No obstante, si dispone de un pedido, un albarán y una factura (bien cumplimentados y firmados por el cliente), el acreedor podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda. De estos tres documentos el que tiene mayor importancia probatoria es el albarán; si falta este documento el deudor de mala fe puede eludir el pago.

Asimismo, en las operaciones comerciales existen otros documentos básicos para demostrar la existencia de una relación mercantil y de una deuda. Los más habituales son:

·   Las condiciones generales de venta

·   El presupuesto

·   La factura pro-forma

·   Los documentos cambiarios de pago

Consecuentemente en las relaciones comerciales se han de utilizar esta serie de documentos que tienen una gran importancia para demostrar la existencia de una operación comercial y, por lo tanto, de un contrato. Por medio de estos documentos el acreedor podrá exigir el pago y, en caso de incumplimiento, podrá acudir a los tribunales para reclamar judicialmente el cumplimiento de la obligación. No obstante, en muchas empresas estos documentos no son empleados de la manera adecuada o no se les otorga la importancia que realmente tienen, por lo que, en caso de reclamación de un impagado, el acreedor no podrá acreditar su derecho de cobro por carecer de la suficiente documentación o carecer ésta de defectos que la hacen inadecuada.

Los impagos en España aumentarán en los próximos meses

Los directivos de las instituciones financieras y bancarias españolas creen que la mayoría de los ciudadanos "faltará a los pagos en sus obligaciones financieras en los próximos meses". Así se desprende de un estudio llevado a cabo por la Asociación Europea de Marketing Financiero (EFMA) y la empresa tecnológica FICO, durante los meses de agosto y septiembre entre profesionales relacionados con riesgos financieros en instituciones europeas. 

Según se pone de manifiesto en dicho informe, los expertos encuestados en España no creen que los delitos financieros vayan a reducirse en ningún producto (descubiertos, impagos de las pymes, impagos en tarjetas de crédito o retrasos de más de tres meses en el pago de las hipotecas). 

En el caso concreto de las pequeñas empresas, un 87 % de los encuestados cree que aumentarán los delitos financieros o los impagos, en tanto que un 88 % creen que la situación de los retrasos de pagos de hipotecas se deteriorará. Estas afirmaciones se contraponen con las ofrecidas por los expertos consultados en Alemania, Austria y Suiza, que prevén que todos los delitos financieros se reducirán en su país en los próximos meses. 

También se espera una reducción en la oferta y en la demanda de créditos en los próximos meses, tanto en el segmento del consumidor como en el de las pymes. En este sentido, el 100 % de los expertos consultados cree que los ciudadanos serán más propensos al ahorro que a la demanda de créditos en los próximos meses. 

Por otro lado, el 50 % de los encuestados españoles asegura que sus clientes no confían en las instituciones bancarias. A nivel mundial, el 71 % de los encuestados cree que los clientes son más fieles al banco en el que tienen depositada su cuenta corriente, mientras que el 76 % dice que los clientes basan dicha lealtad en el servicio. 

Por último, los directores de riesgos españoles y portugueses consideran que sus políticas de crédito son las correctas, ya que se basan en la capacidad de endeudamiento del consumidor. La totalidad de los encuestados afirma haber adaptado las políticas de crédito en los últimos tres años y ser más disciplinado en la consideración de las reglas de concesión de estos productos. Sin embargo, el 25 % asegura que su institución no es capaz de modificar las políticas de crédito de forma eficiente. 

Fuente: expansion.com

Consejos prácticos para evitar los impagos empresariales

Primer principio: los impagos no son una fatalidad. Si la empresa adopta una serie de precauciones básicas antes de conceder créditos a sus clientes, si adopta una serie de medidas preventivas, que a continuación exponemos, si gestiona correctamente sus cuentas por cobrar y si reacciona rápidamente en caso de problemas, puede minimizar los incobrables.

Un principio fundamental: no hay que forzar nunca las ventas. Muchas empresas se quejan de que tienen muchos impagados pero no detectan cuál es una de las causas más frecuentes de la morosidad: la política comercial de la propia empresa. Una máxima en las ventas a crédito es: "A mayor presión por vender, más impagos".

No fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que ofrezca un posible comprador, es aconsejable investigar que hay detrás de la fachada de este futuro cliente, a veces con un poco de esfuerzo de investigación se descubre la cara oculta de las empresas.

Extremar las precauciones con las empresas recién constituidas. Las estadísticas nos revelan que la mitad de las empresas creadas en España desaparece en los primeros cuatro años de vida.

Pedir un informe jurídico sobre el cliente. Una buena medida para aumentar la seguridad de las operaciones es el conocimiento jurídico del cliente. Esto se consigue comprobando todos sus datos, ya que hay morosos que, para defraudar a sus acreedores, utilizan empresas no constituidas legalmente o que no están inscritas en el registro mercantil.

Pedir informes comerciales investigados y actualizados para todo nuevo cliente. Antes de vender a crédito se recomienda pedir informes de la solvencia, liquidez, arraigo, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente: una buena información comercial puede evitar muchos morosos. En caso de no estar seguros de la solvencia de un nuevo cliente, es recomendable solicitar un informe investigado y actualizado, que no es costoso teniendo en cuenta el dinero que puede ahorrar a las empresas.

Comprobar que la dimensión de la empresa del cliente es adecuada al nivel de riesgo asumido. Se comprueba que el comprador tiene recursos propios suficientes para endeudarse en una operación con pago aplazado. Por ejemplo, un proveedor que vende 30.000 euros a crédito a una microempresa con un capital social de 3.000 euros, asume un riesgo considerable ya que
existe una desproporción entre el importe de la transacción comercial y los fondos propios del cliente.

Establecer una política de créditos y un manual de procedimientos. Es recomendable redactar una política de créditos y cobros coherente con la situación y un decálogo de procedimientos que contenga las normas de actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro, y mentalizar a todos los empleados de ventas y de administración de clientes para que sigan al pie de la letra el manual de procedimientos.

Otorgar a cada cliente un límite de riesgo. Establecer un límite de riesgo para cada cliente, esto es, la cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.

Pedir referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre los hábitos de pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar proveedores que llevan tiempo trabajando con el cliente y que no sean competidores directos.

Hacer firmar a todos los clientes un buen contrato. El contrato es la pieza clave del éxito de las operaciones; si reúne los requisitos legalmente exigidos, el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin posibilidad de eludirlo o dar marcha atrás a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas. Desde un punto de vista preventivo, el contrato es el documento que permite garantizar y proteger jurídicamente los intereses del acreedor.

Aceptación de las condiciones generales de venta. Una forma de proteger los intereses del proveedor sin necesidad de firmar un contrato con cada cliente es establecer unas condiciones generales de venta. Las condiciones generales de venta son las normas para la venta que el proveedor ha fijado y que aplica a todos los clientes. Estas condiciones se pueden incluir en el dorso de la hoja de pedido o de la propuesta de pedido.

La necesidad de documentar las operaciones comerciales. En la práctica del día a día las empresas suelen admitir pedidos telefónicos o verbales de sus compradores, y no exigen la firma y sellado de los albaranes (o de las facturas) por una persona responsable con el fin de agilizar los trámites y no retrasar el tráfico mercantil con formalidades administrativas. La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial consiste en tres documentos: un pedido, un albarán y una factura. Con la posesión de estos tres
documentos mercantiles, el acreedor verá totalmente blindado su derecho de cobro y podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

Evitar los fallos en el momento de la venta; ser irreprochable. Las empresas que venden productos o servicios deben tener como objetivo el tener “cero” fallos en su actuación y ofrecer un servicio de calidad a los clientes. La empresa proveedora debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo en cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo de entrega, precio, facturación, etc.

La gestión pro-activa en el cobro. La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.

Establecer un sistema activo de cobro. En lugar de dejar que el cliente efectúe los pagos de las facturas al vencimiento por medio de transferencia bancaria, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta mediante la norma bancaria del cuaderno 58, la del cuaderno 19 o la del cuaderno 32.

El control de saldos vencidos. El departamento de créditos debe utilizar unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos que controlan los saldos de clientes, con el fin de detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.

El control de efectos y recibos impagados. Con periodicidad semanal, el servicio de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados –efectos que no han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente– y realizará las acciones de cobro pertinentes.
 

La clave del éxito en el recobro es la rapidez

La reclamación de las facturas impagadas, para que sea eficaz, se debe iniciar lo antes posible ya que el paso del tiempo deteriora considerablemente la cobrabilidad de las deudas.A medida que transcurren los meses, la probabilidad de que un impagado se convierta en un incobrable crece de forma exponencial. 

La clave del éxito en el recobro es la rapidez con la que se actúa, las posibilidades de cobro son muy elevadas si se actúa antes de los tres meses de producirse el impago, pero empiezan a disminuir a medida que transcurre el tiempo, y van disminuyendo progresivamente por cada mes de espera. Al cabo de los 90 días desde el impago las probabilidades de cobro se reducen drásticamente, y pasado el año se ven reducidas a casi un 25%.

Los motivos por los cuales el paso del tiempo hace disminuir las posibilidades de recuperación:

• La apreciación y la valoración de los productos o servicios disminuye progresivamente a medida que pasan las semanas
• El moroso consolida su posición con el paso del tiempo 
• A medida que transcurre el tiempo aumenta el riesgo de insolvencia
• El paso del tiempo favorece el olvido del acreedor
• El paso del tiempo puede provocar la prescripción extintiva de la deuda

El cliente puede que tenga una buena apreciación por los productos o servicios suministrados inmediatamente después de recibirlos, pero la valoración que tiene en mente va disminuyendo a medida que transcurren las semanas. A este fenómeno se le llama curva de apreciación del cliente por el producto suministrado. En el eje de abscisas figura el tiempo transcurrido, y en el de ordenadas la apreciación experimentada por el cliente, la curva experimenta una bajada a medida que aumenta el tiempo. En consecuencia cuanto más tiempo pasa desde la entrega de los productos o prestación de los servicios, menos valora el cliente el suministro y por ende se sentirá menos comprometido psicológicamente a efectuar el pago.

Consejos prácticos para el cobro de impagados

1) Instauración de un sistema de gestión de impagos.

La empresa debe llevar un riguroso orden de vencimiento de los créditos y determinar un procedimiento que deberá seguir, con calendarios, para cobrar la deuda, desde el recordatorio al deudor, hasta la interposición de acciones judiciales, diferenciando qué personas deben encargarse de cada parte, de forma interna o externa.

2) Externalizar o asignar la gestión de impagos.

El principio de cumplimiento recíproco de obligaciones es una cuestión de justicia y respeto al buen hacer de todo empresario. Sin embargo, en numerosas ocasiones el propio empresario decide no exigir el pago de las obligaciones por consideraciones de amistad con el deudor, suposiciones de daño a la relación comercial o supuestos motivos de dignidad. En innumerables ocasiones, la recuperación de un crédito depende de una gestión profesional y fría. 

La implicación emocional puede manifestarse tanto mediante un comportamiento agresivo del acreedor que hace del cobro una cuestión personal como mediante actitudes de timidez avaladas por consideraciones sociales de que el empresario no debe rebajarse a reclamar el pago, o porque se tema la pérdida de un buen cliente. 

La mejor solución en estos casos es atribuir la gestión del impago a un profesional dentro de la empresa o externalizar el servicio, de manera que siempre el deudor se vea enfrentado a un procedimiento apersonal e inexorable.

3) Cualificación de los profesionales encargados.

Las empresas deben tener personal experto en la gestión de cobros o exteriorizar el servicio a especialistas en la gestión de impagados, al menos cuando las primeras negociaciones y recordatorios han resultado baldíos. La atribución de esta tarea a empleados inexpertos o con otras ocupaciones perjudica el cobro de los morosos por falta de tiempo, de formación teórica y práctica o de motivación.

4) No dejar transcurrir el tiempo. 

A medida que transcurre el tiempo, el deudor considera psicológicamente que se encuentra eximido de la obligación de pago y se siente seguro en el incumplimiento. Si se ha retrasado varios meses el pago, bien puede retrasarse otros meses más. Y esto, hasta la prescripción, en muchos casos del derecho del acreedor o el deterioro de su posición jurídica y sus posibilidad probatorias para defender sus derechos judicialmente. Está ampliamente acreditado, que a mayor tiempo transcurrido desde el vencimiento de la deuda, mayor es la dificultad de cobro. Por su parte el tiempo es oro para el empresario que se ve privado de recursos económicos con los que contaba. Sin una gestión profesional del cobro, el acreedor se va olvidando de la existencia de la deuda y deja de gestionarlo, siendo cada vez más difícil exigirlo.

Aprobada la ley de Medidas de Agilización procesal

El pasado 22 de septiembre, el Congreso de los Diputados aprobó definitivamente la Ley de Medidas de Agilización Procesal. Este nuevo texto normativo tendrá importantes y, a nuestro juicio, favorables consecuencias en los procedimientos de reclamación de cantidad. Junto a otras muchas reformas, la nueva Ley opera cambios determinantes para este tipo de procedimientos.

En primer lugar, la Ley 4/2011 había introducido la necesidad de que las empresas que venían obligadas a abonar tasas judiciales para poder interponer demandas lo hubiesen de hacer también al interponer reclamaciones monitorias, hasta ese momento exentas del pago de la tasa.

Esto supuso una dificultad añadida para la reclamación de deudas, especialmente para la reclamación de débitos de escasa cuantía (piénsese en empresas de gran distribución que han de reclamar pequeños recibos, como energéticas, telefónicas, etc…), ya que el pago de la tasa suponía un gasto desproporcionado en relación con la cuantía a reclamar y que, además, no era susceptible de ser repercutido al deudor por la vía de la imposición de costas procesales.

Pues bien, la nueva Ley establece que aquellos sujetos obligados al pago de la tasa judicial no deberán liquidarla cuando interpongan reclamaciones monitorias de una cuantía inferior a 3.000 euros. Cuando lo que reclamen a través del procedimiento monitorio sea superior a 3.000 euros sólo deberán abonar una tasa de 50 euros.

Por otro lado, el importe de la tasa podrá incluirse en la tasación de costas para, de este modo, repercutir su importe al deudor, ya que pasa a ser considerado como un gasto necesario para interponer la demanda.

Otro cambio favorable a la reclamación de la deuda a través del procedimiento monitorio, más rápido y económico que el procedimiento declarativo, viene dado porque la nueva norma elimina el límite cuantitativo para interponer este tipo de demandas.

Así, en un principio sólo podían interponerse demandas monitorias para reclamar deudas cuyo importe no superase los 30.000 euros. Este mismo año se elevó dicha cuantía hasta los 250.000 euros.

Pues bien, la nueva Ley elimina el límite de deuda a reclamar, de tal forma que podrá reclamarse a través del procedimiento monitorio cualquier deuda que cumpla con los requisitos establecidos por los artículos 812 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil, independientemente del monto reclamado.

Siguen aumentando los impagos por parte de empresas

El cumplimiento de los compromisos de pago en el segundo trimestre del año presentó una ligera mejora, aunque no en todos los grupos. Mientras que los consumidores siguieron mejorando en sus compromisos con las entidades financieras, los impagos por parte de empresas siguieron aumentando. 

 
Así, la recuperación a empresas durante los primeros 90 días de gestión del impago disminuyó un 40% respecto al trimestre anterior, mientras que en el caso de los consumidores mejoró en un 2%. Por lo que el barómetro concluye que "la gestión de crédito y morosidad continúa siendo un asunto crítico para las empresas".

 
Además, según el informe, el número de créditos impagados a su fecha de vencimiento aumentó en un 16% durante el segundo trimestre del año. Por otro lado, el volumen de créditos vencidos durante el segundo trimestre de 2011 se mantuvo igual que durante el trimestre anterior, gracias a la reducción del número de casos de impago en gestión. 

 
Con estos datos, se rompe la tendencia al alza del número de créditos vencidos, que aumentó en un 6% en el primer trimestre del año. Sin embargo, este volumen es un 2,83% superior que el del mismo trimestre de 2010 y un 24% más alto que en 2009.

 
El informe también revela que el importe total de los créditos pendientes de recuperación disminuyó en un 7,7% durante el segundo trimestre de 2011, rompiendo la tendencia alcista del trimestre anterior, periodo en el que sufrió una subida del 9%.

Fuente: europapress.es