Documentación que refuerza la posición del acreedor

La documentación más adecuada para reclamar judicial o extrajudicialmente un impagado es la que acredita los siguientes hechos:

• Que existe una relación contractual sinalagmática entre el proveedor y el cliente
• Que ha existido una operación comercial legítima por encargo del deudor que ha aceptado la oferta del proveedor
• Que dicha operación ha sido realizada según la orden de compra y le ha dado plena satisfacción al deudor
  Que se ha producido una deuda pecuniaria, cierta, determinada, vencida, exigible y líquida

La ley dice que, una vez que el acreedor ha demostrado la existencia de una deuda, corresponde al demandado la prueba de los hechos que sean suficientes para impedir, extinguir o quitar fuerza a la reclamación de la deuda (por ejemplo alegar prescripción extintiva). Estos hechos demuestran la necesidad de tener la correcta documentación que permita acreditar la deuda, no sólo si hay que pleitear ante los tribunales sino también si se va a reclamar el impagado en gestión “amistosa”.

La documentación para reclamar una deuda

Por consiguiente la mejor garantía para reclamar un impagado de una operación comercial es a través de una adecuada documentación, lo que blindará jurídicamente el derecho de cobro del acreedor, evitando excusas y pérdidas de tiempo. La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial es la que puede acreditar el encargo realizado por parte del cliente de un bien (o servicio) al proveedor,  que pueda probar su entrega al comprador y el precio a pagar.

Por tanto la documentación más adecuada para reclamar judicial o extrajudicialmente un impagado es:

• Un documento que acredite el acuerdo de voluntades entre las partes indicando los derechos y obligaciones que ambas han consentido recíprocamente en obligarse 
• Otro que acredite la aceptación de la oferta del comprador o, en su defecto, el encargo realizado por parte del cliente de un bien o servicio al proveedor (conformidad del cliente, orden de compra, pedido, presupuesto firmado)  
• Un documento que pruebe la entrega o prestación por parte del proveedor a satisfacción del cliente del producto o servicio solicitados (albarán de entrega, parte de servicio, certificado de obra)  
• Un documento que determine el precio que debe pagar el cliente y el plazo (factura)

De modo que los cuatro documentos mercantiles que demuestran plenamente el derecho de cobro del acreedor son:

·   El contrato

·   El pedido

·   El albarán

·   La factura

Cuando el acreedor se encuentre en posesión de estos 4 documentos, verá totalmente blindado su derecho de cobro, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

No obstante, si dispone de un pedido, un albarán y una factura (bien cumplimentados y firmados por el cliente), el acreedor podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda. De estos tres documentos el que tiene mayor importancia probatoria es el albarán; si falta este documento el deudor de mala fe puede eludir el pago.

Asimismo, en las operaciones comerciales existen otros documentos básicos para demostrar la existencia de una relación mercantil y de una deuda. Los más habituales son:

·   Las condiciones generales de venta

·   El presupuesto

·   La factura pro-forma

·   Los documentos cambiarios de pago

Consecuentemente en las relaciones comerciales se han de utilizar esta serie de documentos que tienen una gran importancia para demostrar la existencia de una operación comercial y, por lo tanto, de un contrato. Por medio de estos documentos el acreedor podrá exigir el pago y, en caso de incumplimiento, podrá acudir a los tribunales para reclamar judicialmente el cumplimiento de la obligación. No obstante, en muchas empresas estos documentos no son empleados de la manera adecuada o no se les otorga la importancia que realmente tienen, por lo que, en caso de reclamación de un impagado, el acreedor no podrá acreditar su derecho de cobro por carecer de la suficiente documentación o carecer ésta de defectos que la hacen inadecuada.