Sin información, no hay clientes

Encontrar información sobre la situación económica de las grandes empresas con las que hacemos negocios es relativamente sencillo. La gran mayoría cumple con la obligación de depositar sus cuentas y se preocupan de comunicar al Registro Mercantil hechos relevantes de su actividad, como ampliaciones de capital, nombramientos, o cambios de domicilio. Muchas de ellas, incluso, publican en su página web sus cuentas anuales o la memoria.

Internet ha abierto nuevas posibilidades. Es relativamente sencillo encontrar abundante información en la red de este tipo de empresas, desde las noticias de medios de comunicación hasta los foros donde se habla de ellas.

La información disponible sobre una empresa se va reduciendo a medida que decrece su tamaño. La línea roja está en lo que Europa define como microempresas, toda aquella que cumpla al menos dos de tres condiciones: tener menos de 10 empleados en plantilla, facturar menos de un millón de euros o contar con un balance inferior a los 500.000 euros.

El estudio que ha hecho Iberinform, indica que alrededor del 75% de las 1.300.000 empresas españolas encajan en esa definición. La información disponible sobre ellas en Internet es escasa o inexistente. Es la parte sumergida del iceberg, donde se multiplican los problemas a la hora de acceder a información fiable y tomar decisiones de negocio como aceptar vender a crédito a una empresa con la que no tenemos experiencia histórica.

La Unión Europea estudia desde 2009 la posibilidad de que estas pequeñas empresas queden exentas de la obligación de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Teóricamente, una medida de este tipo debería reducir los costes y cargas administrativas que soportan las empresas. Sin embargo, un reciente estudio de Crédito y Caución e Iberinform pone en duda que exista una relación clara de causa – efecto. De cada diez directivos españoles vinculados a la gestión financiera, cuatro la ven, pero tres opinan justo lo contrario: las empresas no podrán eludir la necesidad de dar información financiera sobre su actividad a proveedores y entidades financieras para mantenerse en el mercado.

Por contra, hay muchísimo mayor acuerdo en que una medida de este tipo provocaría nuevas dificultades de acceso al crédito para las empresas eximidas de presentar cuentas: seis de cada diez directivos consultados en España así lo cree, frente a uno de cada diez que opina lo contrario. En Gran Bretaña, uno de los países que impulsa la medida, el Institute of Credit Management ya ha advertido de que “sin números auditados que generen confianza, los bancos no prestarán y los proveedores no darán crédito a sus clientes”. Así de simple.

El futuro de la medida, por sus posibles efectos secundarios, está ahora mismo en el aire. Frente a los países que apoyan esta propuesta, como Alemania y la mencionada Gran Bretaña, otros como Francia, Italia o Bélgica han puesto sobre la mesa el peso de los problemas de acceso al crédito, tanto financiero como comercial.

Para conocer a las empresas con las que hacemos negocios, si finalmente esta propuesta deriva en una normativa, deberíamos acudir a otras fuentes que nos ayudaran a disponer de información fiable sobre las pequeñas empresas españolas. En este sentido, una de las opciones será acudir directamente al cliente para pedirle información. En mi opinión, esta medida se puede antojar difícil de llevar a cabo en no pocos casos, especialmente en España, donde hay condicionantes adicionales. Frente a la cultura financiera que impera en otros países europeos, la nuestra no se distingue por la transparencia informativa con respecto a los estados financieros de las empresas. Si un proveedor solicita dicha información a su cliente, es difícil que la consiga.

De confirmarse el apagón informativo, sería muy complicado realizar el necesario control sobre la solvencia y del perfil de riesgo de estos clientes, ya que este se basa en el análisis e interpretación de información cuantitativa y cualitativa que sea fácilmente accesible y que dichos datos puedan ser considerados razonablemente veraces.

Es hora de analizar el posible impacto y prever soluciones que aseguren la continuidad de nuestro negocio y la gestión de la cartera de clientes. ¿Cómo llenaremos el vacío informativo si este llega a producirse? Personalmente, coincido con el 57% de los directivos consultados en el estudio que utilizarán proveedores externos que les aporten la información que necesitan sobre esa empresa para tomar sus decisiones.

Diversos aspectos importantes sobre la recuperación del IVA en las facturas incobrables

Consecuencias para el destinatario de la operación, o sea, para el moroso   

A partir del momento en que el destinatario de la operación reciba la factura rectificativa, Hacienda se convierte directamente en acreedor del IVA de ese moroso. Si el deudor se dedujo el IVA deberá devolverlo en la declaración correspondiente al período en que reciba la factura rectificada. 

El Artículo 24.2 b del  RD 1624/1992 señala que: “En caso de que el destinatario de las operaciones tenga la condición de empresario o profesional, deberá comunicar a la Delegación o Administración de la Agencia Estatal de Administración Tributaria correspondiente a su domicilio fiscal la circunstancia de haber recibido las facturas rectificativas que le envíe el acreedor, y consignará el importe total de las cuotas rectificadas y, en su caso, el de las no deducibles, en el mismo plazo previsto para la presentación de la declaración-liquidación a que se refiere el párrafo siguiente. El incumplimiento de esta obligación no impedirá la modificación de la base imponible por parte del acreedor, siempre que se cumplan los requisitos señalados en el párrafo a. Además de la comunicación a que se refiere el párrafo anterior, en la declaración-liquidación correspondiente al período en que se hayan recibido las facturas rectificativas de las operaciones el citado destinatario deberá hacer constar el importe de las cuotas rectificadas como minoración de las cuotas deducidas.   

Consecuentemente la factura rectificativa obliga al destinatario de la factura (deudor moroso) a practicar la minoración oportuna del IVA soportado en la declaración-liquidación correspondiente al período impositivo en que la reciba. De modo que desde ese momento, el destinatario de la operación es directamente deudor por la cuota del IVA ante la Administración Tributaria. Sin embargo, si el destinatario de la factura no cumple con su obligación fiscal, la regla sigue autorizando al acreedor a modificar la base imponible de la factura impagada y compensar la cuota del IVA repercutida y no cobrada.   

Supuestos para la modificación al alza de la base imponible   

La actual norma recogida en el Artículo 7 (Simplificación de los requisitos para recuperar el Impuesto sobre el Valor Añadido en el caso de créditos incobrables) del Real Decreto-ley 6/2010 dicta que, una vez practicada la reducción de la base imponible, ésta no se volverá a modificar al alza aunque el sujeto pasivo obtuviese el cobro total o parcial de la contraprestación, salvo cuando el destinatario no actúe en la condición de empresario o profesional. En este caso, se entenderá que el Impuesto sobre el Valor Añadido está incluido en las cantidades percibidas y en la misma proporción que la parte de contraprestación percibida.   

No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cuando el sujeto pasivo desista de la reclamación judicial al deudor o llegue a un acuerdo de cobro con el mismo con posterioridad deberá modificar nuevamente la base imponible al alza mediante la expedición, en el plazo de un mes a contar desde el desistimiento o desde el acuerdo de cobro respectivamente, de una factura rectificativa en la que se repercuta la cuota procedente.   

Limitaciones legales a la recuperación de la cuota del IVA 

   

La legislación actual no permite modificar la base imponible del IVA cuando la deuda impagada derive de:   

a) Créditos que disfruten de garantía real, en la parte garantizada.   

b) Créditos afianzados por entidades de crédito o sociedades de garantía recíproca o cubiertos por un contrato de seguro de crédito o de caución, en la parte afianzada o asegurada.   

c) Créditos entre personas o entidades vinculadas definidas en el artículo 79, apartado cinco de esta ley.   

d) Créditos adeudados o afianzados por entes públicos. Lo dispuesto en este punto no se aplicará a la reducción de la base imponible realizada de acuerdo con el apartado cuatro del artículo 80 de esta ley para los créditos que se consideren total o parcialmente incobrables, sin perjuicio de la necesidad de cumplir con el requisito de acreditación documental del impago a que se refiere la condición 4.ª de dicho precepto. Tampoco procederá la modificación de la base imponible cuando el destinatario de las operaciones no esté establecido en el territorio de aplicación del Impuesto, ni en Canarias, Ceuta o Melilla.   

Otras reglas recogidas en el Artículo 7 del Real Decreto-ley 6/2010  

En los supuestos de pago parcial anteriores a la citada modificación, se entenderá que el Impuesto sobre el Valor Añadido está incluido en las cantidades percibidas y en la misma proporción que la parte de contraprestación satisfecha. Dicho de otra manera, si antes de efectuar la modificación del IVA, el acreedor hubiera cobrado una parte de la factura, se entiende que el cobro parcial tiene la parte proporcional del IVA correspondiente.   

Por ejemplo, el acreedor reclama el pago a un deudor que debe inicialmente una factura de 6.000 euros, más el IVA repercutido del 18%, el importe a pagar es de 6.000 + 1.080 = 7.080 euros. Si el deudor hace un pago parcial a cuenta de 4.000 euros pero deja pendiente el resto, la norma entiende que estos 4.000 euros abonados al acreedor incluyen la parte proporcional del IVA, o sea que están compuestos por un principal de 3.389,83 euros y una cuota de IVA de 610,17 euros. De esta forma, el IVA que el acreedor tiene pendiente de cobro es de sólo 469,83 euros (el IVA inicial de 1.080 menos los 610,17 de IVA incluidos en el pago efectuado). Consiguientemente el acreedor únicamente podrá solicitar la recuperación del tributo por este importe de 469,83 euros.   

La rectificación de las deducciones del destinatario de las operaciones, que deberá practicarse según lo dispuesto en el artículo 114, apartado dos, número 2.º, segundo párrafo de esta ley, determinará el nacimiento del correspondiente crédito en favor de la Hacienda Pública.  

Si el destinatario de las operaciones sujetas no hubiese tenido derecho a la deducción total del Impuesto, resultará también deudor frente a la Hacienda Pública por el importe de la cuota del impuesto no deducible.

El presidente de la Federación de Autónomos ATA pide liquidez para los pequeños negocios

El presidente de la Federación de Autónomos ATA, Lorenzo Amor, lamenta que ni la empresa pública ni la privada cumplan con la Ley de Morosidad y considera que la situación de los trabajadores por cuenta propia es dramática. Por este motivo, reclama una reforma fiscal que garantice la liquidez en los pequeños negocios y propone la reducción del Impuesto de Sociedades, trasladándolo al IRPF. También plantea el cambio del criterio de devengo en la tributación del IVA por el de caja o la adecuación los módulos a la caída de la actividad económica.

Estas declaraciones surgen después de que ATA haya denunciado, mediante un comunicado, el aumento de la morosidad de las administraciones locales y autonómicas hacia los autónomos y señaló que Cataluña, Madrid, Andalucía y Comunidad Valenciana concentran el 67,5 % del total del IVA adelantado y no cobrado.

El IVA adelantado por los autónomos españoles a las administraciones por facturas emitidas pero no cobradas sumó 1.930 millones de euros hasta noviembre. Así lo revelan los datos de la Federación de Autónomos, según los cuales esta cifra se ha incrementado en 111 millones desde agosto, lo que supone un aumento de un 6,1%.

El presidente de ATA critica que los emprendedores actúen financiando a las administraciones públicas "como si fueran mercados" y pide al nuevo Gobierno que cambie la forma de tributación del IVA a principios de año. "Aún hay tiempo", ha dicho Amor para reclamar que el IVA sea abonado una vez el autónomo haya cobrado la factura emitida.

Según los datos de ATA, Cataluña es la comunidad que más pagos de IVA adelantado ha efectuado hasta noviembre, por valor de 436 millones de euros, seguida de la Comunidad de Madrid, con 349 millones de euros, Andalucía, que pagó 251 millones, y la Comunidad Valenciana, que abonó 222 millones.

A estas comunidades le siguieron Galicia, donde los autónomos pagaron 103 millones de euros de un IVA no cobrado; País Vasco (93 millones de euros); Castilla-La Mancha (71 millones); Murcia (78 millones); Castilla y León (67 millones) y Aragón (65 millones).

La PMCM propone multas de hasta 900.000 euros para las empresas morosas

La Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre,  entró en vigor el día 7 de julio de 2010, impulsada por la Plataforma Multisectorial de Lucha contra la Morosidad (PMCM). La Ley 15/2010 de 5 de julio materializó un marco legislativo para que España se produzca un cambio estructural del sistema económico-financiero y que España no esté permanentemente en el furgón de cola de los plazos de pago. El objetivo de la Ley es posibilitar que en el futuro pasemos a ser un país competitivo en lo referente a los plazos de cobro, al situarlos a niveles similares de la mayoría de los países europeos.

No obstante, más de un año después de su promulgación la nueva legislación no ha conseguido todas las aspiraciones de los empresarios y de la PMCM.  En gran parte es por la ausencia en la propia Ley 15/2010 de 5 de julio de un régimen sancionador para las empresas incumplidoras de los plazos de pago máximos establecidos por la Ley. En efecto, cuando el legislador debatió el proyecto de ley, hubo una enmienda transaccional que no superó el trámite legislativo en la redacción definitiva de la Ley. Esta propuesta era la de introducir un régimen general de infracciones y sanciones en la futura Ley. Esta enmienda pretendía crear el marco legal para que las administraciones públicas pudieran comprobar de oficio o a instancia de parte, el cumplimiento de lo previsto en la ley contra la morosidad, a cuyo fin podrían desarrollar las actuaciones inspectoras y sancionadoras en las empresas infractoras. Los políticos dejaron para más adelante el desarrollo de un Reglamento que implementara el régimen sancionador.

La Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (PMCM), impulsora de la reforma de la Ley contra la Morosidad 15/2010, ha presentado recientemente el estudio “Comparativa europea de plazos de pago en las transacciones comerciales". Según el informe de la PMCM, España es el tercer país de la UE-15 con plazos de pago más dilatados (99 días), por detrás de Grecia (110) y de Italia (103), y seguida de Portugal (92).

El portavoz de la PMCM, Antoni Cañete, aclaró que “los plazos de pago de las administraciones públicas europeas presentan más dispersión que los pagos entre empresas”. En este ámbito público Finlandia es el país con mejores prácticas de pago (24 días), mientras que en el extremo opuesto, en el grupo de pagadores tardíos, despuntan cuatro países con pagos a más de 100 días. Se trata de Italia (180 días), Grecia (168 días), España (153 días) y Portugal (139 días). España es, por tanto, el tercer peor pagador.

En su opinión, “con este estudio se constata que los países del sur de Europa (España, Grecia, Italia y Portugal) son los que tienen más problemas en los plazos de pago, frente a los países centrales (Alemania, Austria, Bélgica, Francia, Irlanda, Países Bajos y Reino Unido) que presentan una velocidad normal de pago, y los países nórdicos (Dinamarca, Finlandia y Suecia), que son los que tienen mejores prácticas de pago.

Ante este hecho, la PMCM insta a que la lucha contra la morosidad se tome como “un proyecto de competitividad del país, porque dilatar los plazos de pago, como ocurre en España, genera importantes costes financieros que reducen la competitividad de las empresas, les obliga a tener una mayor capacidad financiera y es la principal causa del cierre de empresas, mientras que las compañías que desarrollan su actividad en países que pagan en plazos cortos juegan con ventaja competitiva”.

Para mejorar esta situación, la PMCM recomienda seguir “el ejemplo del exitoso caso francés, ya que se pasó de un plazo de pago entre empresas en 2006 de 57 días a 48 en 2010, estableciéndose como plazo obligatorio 45 días fin de mes o 60 días desde emisión de factura. Esta ley francesa, que permite la libertad de elección de las partes contratantes para escoger entre las dos opciones y contempla que el proveedor y el cliente puedan acordar un plazo de pago más corto, afecta a todas las empresas fabricantes, distribuidoras, comerciales, emprendedores, artesanos y profesionales, excluyendo a personas físicas no empresarios, comerciantes y profesionales, y ampara excepciones sectoriales por acuerdos hasta el 1 de enero de 2012.

Para Cañete, la ley francesa (LME) “es una apuesta más intervencionista, con mayor incidencia legal particularmente sobre el Código de Comercio y más compulsiva”, asegura Cañete”. La LME opera con “una instrumentación precisa que incluye un sistema de sanciones y la asignación de funciones de control a determinados organismos, además de contar con otros mecanismos como un sistema extrajudicial de comunicación de incumplimiento de pago y de aplicación de la ley (cobro), unos ágiles tribunales de comercio para la reclamación de impagos y la figura del mediador, de gran eficacia y, a decir de muchos, mayor que las propias medidas coercitivas”.

Para España concretamente, la PMCM propone medidas como la definición y aprobación de un reglamento y, sobre todo, de un régimen sancionador por incumplimiento que concrete los mecanismos de aplicación de la Ley 15/2010, porque “sin él la Ley constituye un marco normativo incompleto e ineficaz”, explica Cañete. Por ello, la PMCM ha elaborado esta Proposición de Ley de modificación de la Ley 3/2004 de 29 de diciembre, por la que se establecen multas de entre 300.001 a 900.000 euros para infracciones muy graves, de 30.001 a 300.000 euros para las graves, y de 6.000 a 30.000 euros para las leves. El Régimen Sancionador contempla que las comunidades autónomas puedan decretar el cierre temporal de empresas que hayan reincidido tres veces en infracciones muy graves. Además, cuando la especial trascendencia o gravedad de los hechos, el número de personas afectadas o la conveniencia de su conocimiento por los operadores comerciales lo hagan aconsejable, las autoridades competentes podrán acordar que se haga pública la resolución adoptada en procedimientos sancionadores por infracciones graves o muy graves. 

Dentro de la batería de medidas propuestas por la PMCM, también se ha planteado la necesidad de poner en marcha del Observatorio de la Morosidad, la introducción del criterio de caja en el pago del IVA frente al de devengo, la admisión de la compensación de créditos fiscales sin necesidad de reconocimiento formal (como el IVA contra retenciones), el impulso de figuras y mecanismos no coercitivos como los mediadores franceses, la modificación de los plazos de pago de las liquidaciones tributarias y de la Seguridad Social en concordancia con los plazos de cobro habituales del mercado, la agilización de los procedimientos judiciales para la resolución de conflictos entre otras medidas y el establecimiento de un plan de reducción de la deuda histórica con proveedores que mantienen las administraciones públicas y sus organismos dependientes, hasta la consecución de los plazos que establece la ley.

Documentación que refuerza la posición del acreedor

La documentación más adecuada para reclamar judicial o extrajudicialmente un impagado es la que acredita los siguientes hechos:

• Que existe una relación contractual sinalagmática entre el proveedor y el cliente
• Que ha existido una operación comercial legítima por encargo del deudor que ha aceptado la oferta del proveedor
• Que dicha operación ha sido realizada según la orden de compra y le ha dado plena satisfacción al deudor
  Que se ha producido una deuda pecuniaria, cierta, determinada, vencida, exigible y líquida

La ley dice que, una vez que el acreedor ha demostrado la existencia de una deuda, corresponde al demandado la prueba de los hechos que sean suficientes para impedir, extinguir o quitar fuerza a la reclamación de la deuda (por ejemplo alegar prescripción extintiva). Estos hechos demuestran la necesidad de tener la correcta documentación que permita acreditar la deuda, no sólo si hay que pleitear ante los tribunales sino también si se va a reclamar el impagado en gestión “amistosa”.

La documentación para reclamar una deuda

Por consiguiente la mejor garantía para reclamar un impagado de una operación comercial es a través de una adecuada documentación, lo que blindará jurídicamente el derecho de cobro del acreedor, evitando excusas y pérdidas de tiempo. La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial es la que puede acreditar el encargo realizado por parte del cliente de un bien (o servicio) al proveedor,  que pueda probar su entrega al comprador y el precio a pagar.

Por tanto la documentación más adecuada para reclamar judicial o extrajudicialmente un impagado es:

• Un documento que acredite el acuerdo de voluntades entre las partes indicando los derechos y obligaciones que ambas han consentido recíprocamente en obligarse 
• Otro que acredite la aceptación de la oferta del comprador o, en su defecto, el encargo realizado por parte del cliente de un bien o servicio al proveedor (conformidad del cliente, orden de compra, pedido, presupuesto firmado)  
• Un documento que pruebe la entrega o prestación por parte del proveedor a satisfacción del cliente del producto o servicio solicitados (albarán de entrega, parte de servicio, certificado de obra)  
• Un documento que determine el precio que debe pagar el cliente y el plazo (factura)

De modo que los cuatro documentos mercantiles que demuestran plenamente el derecho de cobro del acreedor son:

·   El contrato

·   El pedido

·   El albarán

·   La factura

Cuando el acreedor se encuentre en posesión de estos 4 documentos, verá totalmente blindado su derecho de cobro, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

No obstante, si dispone de un pedido, un albarán y una factura (bien cumplimentados y firmados por el cliente), el acreedor podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda. De estos tres documentos el que tiene mayor importancia probatoria es el albarán; si falta este documento el deudor de mala fe puede eludir el pago.

Asimismo, en las operaciones comerciales existen otros documentos básicos para demostrar la existencia de una relación mercantil y de una deuda. Los más habituales son:

·   Las condiciones generales de venta

·   El presupuesto

·   La factura pro-forma

·   Los documentos cambiarios de pago

Consecuentemente en las relaciones comerciales se han de utilizar esta serie de documentos que tienen una gran importancia para demostrar la existencia de una operación comercial y, por lo tanto, de un contrato. Por medio de estos documentos el acreedor podrá exigir el pago y, en caso de incumplimiento, podrá acudir a los tribunales para reclamar judicialmente el cumplimiento de la obligación. No obstante, en muchas empresas estos documentos no son empleados de la manera adecuada o no se les otorga la importancia que realmente tienen, por lo que, en caso de reclamación de un impagado, el acreedor no podrá acreditar su derecho de cobro por carecer de la suficiente documentación o carecer ésta de defectos que la hacen inadecuada.

Los impagos en España aumentarán en los próximos meses

Los directivos de las instituciones financieras y bancarias españolas creen que la mayoría de los ciudadanos "faltará a los pagos en sus obligaciones financieras en los próximos meses". Así se desprende de un estudio llevado a cabo por la Asociación Europea de Marketing Financiero (EFMA) y la empresa tecnológica FICO, durante los meses de agosto y septiembre entre profesionales relacionados con riesgos financieros en instituciones europeas. 

Según se pone de manifiesto en dicho informe, los expertos encuestados en España no creen que los delitos financieros vayan a reducirse en ningún producto (descubiertos, impagos de las pymes, impagos en tarjetas de crédito o retrasos de más de tres meses en el pago de las hipotecas). 

En el caso concreto de las pequeñas empresas, un 87 % de los encuestados cree que aumentarán los delitos financieros o los impagos, en tanto que un 88 % creen que la situación de los retrasos de pagos de hipotecas se deteriorará. Estas afirmaciones se contraponen con las ofrecidas por los expertos consultados en Alemania, Austria y Suiza, que prevén que todos los delitos financieros se reducirán en su país en los próximos meses. 

También se espera una reducción en la oferta y en la demanda de créditos en los próximos meses, tanto en el segmento del consumidor como en el de las pymes. En este sentido, el 100 % de los expertos consultados cree que los ciudadanos serán más propensos al ahorro que a la demanda de créditos en los próximos meses. 

Por otro lado, el 50 % de los encuestados españoles asegura que sus clientes no confían en las instituciones bancarias. A nivel mundial, el 71 % de los encuestados cree que los clientes son más fieles al banco en el que tienen depositada su cuenta corriente, mientras que el 76 % dice que los clientes basan dicha lealtad en el servicio. 

Por último, los directores de riesgos españoles y portugueses consideran que sus políticas de crédito son las correctas, ya que se basan en la capacidad de endeudamiento del consumidor. La totalidad de los encuestados afirma haber adaptado las políticas de crédito en los últimos tres años y ser más disciplinado en la consideración de las reglas de concesión de estos productos. Sin embargo, el 25 % asegura que su institución no es capaz de modificar las políticas de crédito de forma eficiente. 

Fuente: expansion.com

Consejos prácticos para evitar los impagos empresariales

Primer principio: los impagos no son una fatalidad. Si la empresa adopta una serie de precauciones básicas antes de conceder créditos a sus clientes, si adopta una serie de medidas preventivas, que a continuación exponemos, si gestiona correctamente sus cuentas por cobrar y si reacciona rápidamente en caso de problemas, puede minimizar los incobrables.

Un principio fundamental: no hay que forzar nunca las ventas. Muchas empresas se quejan de que tienen muchos impagados pero no detectan cuál es una de las causas más frecuentes de la morosidad: la política comercial de la propia empresa. Una máxima en las ventas a crédito es: "A mayor presión por vender, más impagos".

No fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que ofrezca un posible comprador, es aconsejable investigar que hay detrás de la fachada de este futuro cliente, a veces con un poco de esfuerzo de investigación se descubre la cara oculta de las empresas.

Extremar las precauciones con las empresas recién constituidas. Las estadísticas nos revelan que la mitad de las empresas creadas en España desaparece en los primeros cuatro años de vida.

Pedir un informe jurídico sobre el cliente. Una buena medida para aumentar la seguridad de las operaciones es el conocimiento jurídico del cliente. Esto se consigue comprobando todos sus datos, ya que hay morosos que, para defraudar a sus acreedores, utilizan empresas no constituidas legalmente o que no están inscritas en el registro mercantil.

Pedir informes comerciales investigados y actualizados para todo nuevo cliente. Antes de vender a crédito se recomienda pedir informes de la solvencia, liquidez, arraigo, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente: una buena información comercial puede evitar muchos morosos. En caso de no estar seguros de la solvencia de un nuevo cliente, es recomendable solicitar un informe investigado y actualizado, que no es costoso teniendo en cuenta el dinero que puede ahorrar a las empresas.

Comprobar que la dimensión de la empresa del cliente es adecuada al nivel de riesgo asumido. Se comprueba que el comprador tiene recursos propios suficientes para endeudarse en una operación con pago aplazado. Por ejemplo, un proveedor que vende 30.000 euros a crédito a una microempresa con un capital social de 3.000 euros, asume un riesgo considerable ya que
existe una desproporción entre el importe de la transacción comercial y los fondos propios del cliente.

Establecer una política de créditos y un manual de procedimientos. Es recomendable redactar una política de créditos y cobros coherente con la situación y un decálogo de procedimientos que contenga las normas de actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro, y mentalizar a todos los empleados de ventas y de administración de clientes para que sigan al pie de la letra el manual de procedimientos.

Otorgar a cada cliente un límite de riesgo. Establecer un límite de riesgo para cada cliente, esto es, la cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.

Pedir referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre los hábitos de pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar proveedores que llevan tiempo trabajando con el cliente y que no sean competidores directos.

Hacer firmar a todos los clientes un buen contrato. El contrato es la pieza clave del éxito de las operaciones; si reúne los requisitos legalmente exigidos, el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin posibilidad de eludirlo o dar marcha atrás a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas. Desde un punto de vista preventivo, el contrato es el documento que permite garantizar y proteger jurídicamente los intereses del acreedor.

Aceptación de las condiciones generales de venta. Una forma de proteger los intereses del proveedor sin necesidad de firmar un contrato con cada cliente es establecer unas condiciones generales de venta. Las condiciones generales de venta son las normas para la venta que el proveedor ha fijado y que aplica a todos los clientes. Estas condiciones se pueden incluir en el dorso de la hoja de pedido o de la propuesta de pedido.

La necesidad de documentar las operaciones comerciales. En la práctica del día a día las empresas suelen admitir pedidos telefónicos o verbales de sus compradores, y no exigen la firma y sellado de los albaranes (o de las facturas) por una persona responsable con el fin de agilizar los trámites y no retrasar el tráfico mercantil con formalidades administrativas. La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago comercial consiste en tres documentos: un pedido, un albarán y una factura. Con la posesión de estos tres
documentos mercantiles, el acreedor verá totalmente blindado su derecho de cobro y podrá demostrar perfectamente la existencia de una deuda, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación comercial.

Evitar los fallos en el momento de la venta; ser irreprochable. Las empresas que venden productos o servicios deben tener como objetivo el tener “cero” fallos en su actuación y ofrecer un servicio de calidad a los clientes. La empresa proveedora debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo en cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo de entrega, precio, facturación, etc.

La gestión pro-activa en el cobro. La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.

Establecer un sistema activo de cobro. En lugar de dejar que el cliente efectúe los pagos de las facturas al vencimiento por medio de transferencia bancaria, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta mediante la norma bancaria del cuaderno 58, la del cuaderno 19 o la del cuaderno 32.

El control de saldos vencidos. El departamento de créditos debe utilizar unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos que controlan los saldos de clientes, con el fin de detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.

El control de efectos y recibos impagados. Con periodicidad semanal, el servicio de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados –efectos que no han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente– y realizará las acciones de cobro pertinentes.