Por ejemplo el fichero ASNEF es el mantenido por la Asociación Nacional de Entidades Financieras para comunicarse el incumplimiento de obligaciones de sus respectivos clientes. Si una persona –física o jurídica- no paga a alguno de los asociados se procederá a su inscripción y, teniendo acceso a dicha información, difícilmente otra entidad asociada al sistema dará crédito al deudor inscrito. En consecuencia, el deudor hará lo imposible para no figurar en dicho fichero. Efecto muy difícil de conseguir en el caso de un fichero mantenido por uno o pocos acreedores.
En cuanto al proceso para incluir a un deudor en un fichero, sólo el acreedor o quien actúe en su nombre están legitimados para ello, ya que el acreedor –o su representante legal o convencional- es el único que conoce si la deuda realmente existe y si ésta ha sido saldada o no, controlando la inclusión o cancelación de estos datos.
Para que el acreedor pueda inscribir a su deudor en uno de estos ficheros debe existir una deuda previa, vencida y exigible, sin embargo, se le exige al acreedor una diligencia sobre la exactitud y veracidad del dato que incluye en el fichero, debiendo responder en todo momento a la realidad de la situación de la deuda. En este sentido, la notificación de un importe erróneo, de deudas no vencidas o que lo hayan sido en un plazo mayor a los 6 últimos años, supone la vulneración del principio de calidad de los datos y una conducta tipificada como infracción grave.
Además, el acreedor tiene la obligación de comunicar al titular de la deuda su inclusión en un listado de morosos, en el que la información permanecerá como máximo hasta que hayan pasado un plazo de 6 años, contados a partir del vencimiento de la obligación -o del plazo concreto si aquella fuera de vencimiento periódico-, o hasta que el acreedor salde la deuda.
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