Cuáles son las principales causas de los impagos

1. Falta de control de riesgos. 

La situación patrimonial del deudor debe ser investigada con carácter previo a la prestación del servicio o de bienes en caso de que se venda un bien o se preste un servicio a crédito, esto es a cambio del pago de su precio en un momento futuro. 

Una investigación puede ofrecer al empresario información para prevenir el riesgo de impago, tal como: solvencia, nivel de endeudamiento, patrimonio, disponibilidad de tesorería, resultados, fecha de constitución, incidencias y calidad de los socios y administradores.

En consecuencia podrá adoptar las medidas oportunas como no contratar, solicitar garantías reales o personales, limitar el importe de la contratación, requerir anticipos parciales, limitar el volumen del crédito y/o determinar el plazo de pago.

2. Insolvencia del deudor.
Uno de los motivos frecuentemente alegados por morosos es la eventual situación de insolvencia de la empresa. En ocasiones, el cliente moroso incluso solicita la continuación del servicio o el envío de nueva mercancía bajo la promesa de pago una vez solventada la transitoria situación de iliquidez.

Es necesario distinguir entre la situación de insolvencia y la de iliquidez. En el primer caso se trata de una falta de recursos líquidos para hacer frente momentáneamente a la deuda a pesar de que el patrimonio de la sociedad es superior a estas (el activo circulante es inferior al pasivo exigible a corto). En el segundo, la empresa tiene más deudas que patrimonio por lo que se encuentra en situación de quiebra técnica.

Si no ha habido una investigación previa, deberá efectuarse a posteriori. Dependerá de su resultado la conveniencia de una negociación con aplazamiento del pago y/o con prestación de garantías, la interposición de acciones judiciales o la solicitud de declaración concursal del deudor que bajo la nueva Ley concursal confiere ciertas ventajas al solicitante.

En cualquier caso, el acreedor debe ser ágil y reaccionar a los impagos de forma eficiente.

3. Defectos del servicio o producto.
Es necesario tener en cuenta, sobre todo en los casos en que la vía judicial se muestra como el último recurso para el cobro, las deficiencias del producto o servicio prestados por el acreedor. En el caso que el incumplimiento total o parcial del proveedor o prestador de servicio sea efectivo, la deficiencia deberá ser corregida inmediatamente de la forma más adecuada posible, dejando plena constancia de la subsanación de los defectos y de la conformidad del cliente deudor.

Esta capacidad de corrección de deficiencias requiere el suficiente dinamismo empresarial tanto para repararlas como para exigir el cobro. Precisamente el seguimiento del cobro del servicio hace posible en muchas ocasiones la detección del defecto.

Si los vicios alegados por el cliente no son reales, el conocimiento previo de tales alegaciones resulta conveniente para la reclamación del precio debido, principalmente en la vía judicial.

4. Falta de acreditación de la deuda. 

Una parte sustancial de los impagados de una empresa o acreedor se deben a la falta de acreditación de la prestación del servicio así como de los consentimientos sobre la cosa y el precio. 

Existen obligaciones de pago de carácter abstracto corporizadas en instrumentos tales como el pagaré y la letra de cambio. Su presentación en la fecha de vencimiento basta para exigir un pago, con independencia de su causa. Cuando la obligación de pago no se instrumenta de la manera anterior, resulta indispensable que el empresario disponga de un contrato o presupuesto firmado, de una hoja de pedido, de los correspondientes albaranes y facturas debidamente firmadas en su caso. En los supuestos límites en que fuera necesario reclamar judicialmente el pago, es necesario probar la prestación del servicio y la deuda.

En cualquier caso, una simple factura puede ser insuficiente para exigir el cumplimiento del deudor, cuando este tiene la voluntad de incumplir.

Los créditos garantizados (aval, prenda, etc...) son los más seguros de cobrar, si bien en ocasiones el deudor intencional debe saber que el empresario está dispuesto a utilizarlas.

5. Ausencia de sistemas de gestión de cobro. 

Debe partirse de la realidad de que el cliente no tiene prisa en pagar y que más de la mitad de los pagos se realizan con retraso. Existen clientes con voluntad firme de no pagar las deudas o de pagarlas con la mayor posterioridad posible al vencimiento del plazo. 

El acreedor que carece de un sistema de cobro eficiente es el que cobra más tarde, mientras que el acreedor que atiende al cumplimiento de las obligaciones reduce el porcentaje de morosidad. Un sistema de seguimiento y cobro de impagos requiere personal especializado interno o externo que supere los impedimentos generados por la implicación emocional del acreedor, la imperturbabilidad del deudor y el desconocimiento de los métodos de negociación y acciones.

En ocasiones, el empresario acreedor puede considerar que requerir el pago es una mala práctica y/o que exigirlo puede dañar las relaciones con el cliente en el futuro. Tales consideraciones deben ser rechazadas. 

El cumplimiento de obligaciones debe ser recíproco. En consecuencia, exigir a un deudor el cumplimiento de su obligación cuando se ha cumplido por el acreedor la suya es una cuestión de justicia. Exigir el cumplimiento recíproco de obligaciones es, además, una cuestión de valoración del trabajo bien hecho.